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A administração da gestão de recursos humanos, materiais, aquisição de tecnologia, estrutura física, redução de custos, entre outros, em uma organização hospitalar é sempre vista como uma atividade complexa por alinhar o gerenciamento de vários fatores com o serviço prestado na manutenção e recuperação da vida e saúde das pessoas. Existe um desafio posto na literatura para a gestão hospitalar que consiste em aumentar a coerência entre os recursos, os serviços e as necessidades da comunidade. No intuito de contribuir para superação, desse desafio, há um esforço de aperfeiçoamento constante das organizações no estudo de seus processos e serviços em saúde com o apoio de um sistema de gestão da qualidade eficiente e eficaz. Esse relato de experiência objetivou descrever o caminho produzido na integração ensino-serviço através do programa de extensão Escritório de Qualidade para Organizações de Saúde (EsQualOS), vinculado ao curso de Enfermagem da Universidade do Estado de Mato Grosso – Campus Tangará da Serra, no mapeamento de não conformidades em três hospitais, um público e dois privados, do município de Tangará da Serra – MT. Os hospitais não possuíam núcleo de qualidade e visualizou-se através desse programa, institucionalizado em fevereiro de 2017, uma oportunidade de iniciar essa discussão nos serviços. A trajetória das fases da integração ensino-serviço refere-se ao ano de 2017 e apresenta-se pela conceituação e localização dos setores que abrangem a parceria, a área de planejamento; a construção de instrumentos de avaliação das não conformidades a partir da realidade institucional; a interface com a pesquisa; brainstorming do domínio dos participantes acerca do conceito de não conformidade; a compreensão dos processos envolvidos na geração do registro das não conformidades no intuito de analisar a utilização das não conformidades como ferramenta de gestão da qualidade em saúde. A parceria viabilizou a abertura para cada instituição de estagiário remunerado na área privada e a alocação de um bolsista por fomento da FAPEMAT no hospital público. Observa-se que no hospital público as demandas priorizadas pela gestão partiram da necessidade de desenho e descrição da organização do serviço, mapeamento dos processos de atendimento e elaboração de manuais. Já nos hospitais privados a demanda parte da verificação da qualidade dos registros integrando análise retrospectiva na confecção de boletins informativos para a tomada de decisão estendendo o auxílio na detecção de eventos, incidentes, acidentes e reações não desejadas. Os registros das não conformidades estabelecem os dados que vão gerar indicadores, os quais são analisados quanto a gravidade dos problemas detectados e que tem sido apresentados através de boletins informativos contendo as ferramentas para estratificação das causas e subcausas como o Diagrama de Pareto e o Diagrama de Ishikawa. Foram elaborados dez boletins informativos, três pesquisas em andamento, um manual e dois guias de apoio à gestão. Percebe-se pioneirismo desse programa como elo de fortalecimento da cultura de qualidade nos hospitais, inserção de acadêmicos no serviço diretamente com níveis da gestão e subsidio de propostas que a universidade pode oferecer ao serviço.

Participação nas decisões; Garantia da Qualidade dos Cuidados de Saúde; Gestão da Qualidade.